退去立会いを外注するメリット・デメリットとは？管理会社が知っておきたいポイント

賃貸物件の管理では、入居者の退去に伴う「退去立会い」が発生します。

退去立会いでは、室内の状態確認だけでなく、原状回復が必要な箇所の確認や入居者への説明、その後の工事手配など、さまざまな業務が発生します。

管理物件が増えるほど、退去立会いにかかる時間や担当者の負担も大きくなります。

そこで選択肢の一つとなるのが、退去立会いの外注・代行です。

今回は、退去立会いを外注するメリットとデメリット、外注先を選ぶ際のポイントについて解説します。

退去立会いの外注とは？

退去立会いの外注とは、管理会社の担当者が行っている退去時の室内確認などを、専門業者へ依頼する方法です。

一般的には、以下のような業務を依頼できます。

• 入居者との退去立会い
• 室内の傷・汚れ・破損などの確認
• 設備の状態確認
• 原状回復が必要な箇所の確認
• 退去後の報告
• 原状回復工事に必要な情報の整理

管理会社がすべての退去立会いを自社で対応するのではなく、外部の専門業者を活用することで、担当者の業務負担を抑えることができます。

退去立会いを外注するメリット

1．管理会社の業務負担を減らせる

　退去立会いには、移動時間や立会い時間だけでなく、日程調整や室内確認、報告などの業務も発生します。

　退去件数が増えると、それだけ担当者の時間が取られることになります。

　外注することで、退去立会いにかかる業務の一部を専門業者へ任せることができ、担当者が他の管理業務に時間を使いやすくなります。

2．専門的な視点で室内を確認できる

　退去時には、「これは借主負担なのか」「経年劣化なのか」など、判断に迷うケースがあります。

　退去立会いの経験が豊富な業者であれば、さまざまな物件・退去事例をもとに室内の状態を確認できます。

　ただし、負担区分の判断は契約内容や個別の状況によって異なるため、専門業者へ任せればすべての判断が自動的に決まるというものではありません。

3．退去立会いの日程調整がしやすくなる

　管理会社では、入居者対応、契約業務、修繕対応、募集業務など、多くの仕事を並行して行っています。

　退去立会いの日程が集中すると、担当者のスケジュール調整が難しくなることがあります。

　外注を活用することで、自社だけでは対応しきれない退去立会いを補完できます。

4．管理物件が増えても対応しやすくなる

　管理戸数が増えると、退去件数も増える可能性があります。

　そのたびに担当者を増員するのではなく、外部の専門業者を活用することで、業務量の増加に対応する方法があります。

　特に、複数のエリアに物件を管理している場合は、移動時間の削減という面でも外注を検討する価値があります。

退去立会いを外注するデメリット

1．外注費用が発生する

　当然ながら、退去立会いを外注すると費用が発生します。

　そのため、「外注すれば必ずコストが下がる」と考えるのではなく、自社で対応した場合にかかる人件費・移動時間・担当者の業務負担なども含めて比較することが重要です。

2．業者によって対応品質に差がある

　退去立会いを外注する場合、どの業者に依頼するかによって対応内容や報告方法などに差が出る可能性があります。

　そのため、価格だけで決めるのではなく、

• どこまで対応してくれるのか
• 報告方法はどうなっているか
• 原状回復に関する知識があるか
• 入居者への説明をどのように行うか
• トラブル発生時の対応はどうなっているか

　などを事前に確認することが大切です。

3．自社との情報共有が必要になる

　外注した場合でも、管理会社との情報共有は欠かせません。

　物件ごとのルールや契約内容、入居者とのこれまでのやり取りなど、自社でしか把握していない情報もあります。

　そのため、外注先との連携方法や報告ルールをあらかじめ決めておくことが重要です。

　退去立会いを外注する際のチェックポイント

　外注先を選ぶ際は、単純に料金だけを見るのではなく、次のポイントを確認しましょう。

対応範囲

退去立会いだけなのか、報告や原状回復工事の手配まで対応できるのかを確認します。

対応エリア

自社の管理物件があるエリアに対応しているかも重要です。

報告方法

立会い後に、写真や報告書などでどのように情報を共有してもらえるのかを確認します。

入居者対応

退去立会いでは、入居者とのコミュニケーションも重要です。

丁寧な説明ができる体制になっているかを確認しましょう。

原状回復に関する知識

室内の状態を確認するだけではなく、原状回復に関する知識や実績があるかも確認しておくと安心です。

外注するかどうかは「費用」だけで判断しない

退去立会いを外注するかどうかを考えるとき、外注費だけを見てしまいがちです。

しかし、実際には自社で対応する場合にも、

• 担当者の人件費
• 移動時間
• 日程調整にかかる時間
• 報告書作成などの事務作業
• 他の業務に使えなくなる時間

などのコストが発生しています。

そのため、「外注費はいくらか」だけではなく、「自社で対応する場合にどれだけの時間と人員が必要なのか」まで含めて比較することが重要です。

まとめ

退去立会いの外注には、管理会社の業務負担を軽減できる一方、外注費用や業者選び、情報共有などの課題もあります。

重要なのは、すべてを外注するか、自社ですべて対応するかの二択ではありません。

自社で対応する業務と外部へ任せる業務を整理し、自社に合った体制をつくることが大切です。

管理物件の増加や担当者の業務負担などで退去立会いの対応が難しくなっている場合は、専門業者への外注も選択肢の一つとして検討してみてはいかがでしょうか。